elektronische.au
Einfach erklärt mit wichtigen Hintergrundinfos!
Was ist die elektronische AU (eAU)?
Die elektronische AU ist im Grunde nichts anderes als der „gelbe Schein“, den Arbeitnehmer vom Arzt erhalten, wenn sie krank geschrieben werden – nur eben in digitaler Form, bei der die gesetzlichen Krankenkassen vom Arzt digital die Informationen zur Krankschreibung erhalten und dem Arbeitgeber zum Abholen bereit stellen.
Auf dieser Webseite informieren wir detailliert und verständlich, wie Arbeitgeber die Daten von den Krankenkassen abholen können.
seit 01.01.2023 bundesweit eingeführt
Krankmeldungen elektronisch abrufen
Die Informationen zur elektronischen Krankschreibung können seit dem 01.01.2023 vom Arbeitgeber oder dessen Steuerberater (wenn dieser die Lohnabrechnung des Beschäftigungsbetriebs übernimmt) abgerufen werden.
Das geschieht entweder über die Lohnabrechnungssoftware oder eine Zeiterfassungssoftware, welche die eAU unterstützt.
Zum Start der eAU am 01.01.2023 unterstützten erst ca. 10 Zeiterfassungs-Hersteller die elektronische AU.
Was ändert sich zum 01.01.2023?
Bereits seit dem 01.01.2022 übermittelt der Arzt die Informationen zur Krankmeldung an die gesetzlichen Krankenkassen – neu seit 01.01.2023 ist neben der Möglichkeit des Abholens der Daten durch den Arbeitgeber:
01
„gelber Schein“ wird abgeschafft
gesetzlich versicherte Arbeitnehmer erhalten vom Arzt bei einer Krankschreibung nur noch auf Wunsch eine gedruckte Krankschreibung („gelber Schein“). Privatpatienten erhalten diesen weiterhin.
02
Mitarbeiter muss nur noch über Krankheit informieren
der Arbeitnehmer telefonisch, per E-Mail oder Software/App den Arbeitgeber über Beginn, Dauer und Art der Krankmeldung (Arztbesuch, Arbeitsunfall, stationärer Krankenhausaufenthalt).
03
Arbeitgeber holt Infos bei der Krankenkasse ab
·Der Arbeitgeber kann sich am Folgetag des Beginns der Krankschreibung über eine zertifizierte Software die Daten elektronisch von der Krankenkasse abholen und erhält hierbei Details zur Krankmeldung.
Welche Informationen enthält die eAU?
In einer XML-Datei die über eine Lohnabrechnungs- oder Zeiterfassungssoftware verschlüsselt abgerufen wird, sind im Wesentlichen folgende Informationen enthalten
„Erstbescheinigung“ wird vom Arzt übermittelt, wenn dieser erstmals wegen einer Erkrankung eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausstellt.
Wird wegen derselben Krankheit erneut eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erzeugt, übermittellt der Arzt die Information „Folgebescheinigung“. Sofern eine neue Erkrankung auftritt, nachdem der Versicherte zumindest kurzzeitig gesund war, muss der Arzt „Erstbescheinigung“ an die Krankenkasse senden.
Das Start-Datum der Krankmeldung, welches der Mitarbeiter dem Arbeitgeber mitteilte, nachdem er diesen über die Krankmeldung in Kenntnis setzte.
Den Tag, von welchem an die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers besteht, übermittelt der Arzt an die Krankenkasse. Eine Rückdatierung ist dabei nur ausnahmsweise und nur bis zu drei Tage zulässig. Bei einer Folgebescheinigung ist das Übermitteln des Datums nicht zwingend nötig.
Hier übermittelt der Arzt, bis wann die Arbeitsunfähigkeit vermutlich bestehen wird. Samstage, Sonntage, Feiertage sowie Urlaubstage und arbeitsfreie Tage aufgrund flexibler Arbeitszeitregelung zählen auch zur Arbeitsunfähigkeit. Von Bedeutung ist dieses angegebene Datum sowohl für die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber als auch für die Krankengeldzahlung durch die Krankenkasse.
Das Datum der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit wird in jedem Fall übergeben, auch wenn es mit dem Wert „Datum des tatsächlichen Beginns der AU-Meldung“ übereinstimmt. In keinem Fall darf es vor- oder rückdatiert werden. Bei einer andauernden Erkrankung ist auf eine lückenlose Krankschreibung zu achten. Aus diesem Grund muss die weiterhin bestehende Arbeitsunfähigkeit spätestens an dem auf den bisherigen letzten Tag der Arbeitsunfähigkeit folgenden Werktag wiederholt festgestellt werden. Andernfalls verliert der Arbeitnehmer gegebenenfalls seinen Anspruch auf Krankengeld.
Wurde „Arbeitsunfall“ übermittelt, hat der Arbeitnehmer im Rahmen seiner versicherungspflichtigen Tätigkeit einen Unfall erlitten. Unfälle im Rahmen der Freizeitgestaltung, sportlicher Betätigung oder als Privatperson im Straßenverkehr sind nicht als Arbeitsunfall zu werten. Ein Arbeitsunfall liegt folglich immer dann vor, wenn im Rahmen einer versicherten Tätigkeit ein Gesundheitsschaden oder der Tod des Unfallversicherten eintritt.
Unter einem Durchgangsarzt versteht man einen Arzt, der eine Zulassung zur berufsgenossenschaftlichen Heilbehandlung besitzt. Durchgangsärzte werden in Deutschland von den Berufsgenossenschaften bestellt. In der Regel handelt es sich um Chirurgen, Unfallchirurgen oder Orthopäden.
Bei einem sonstigen Unfall ist es zunächst irrelevant, bei welcher Tätigkeit der Arbeitnehmer sich die Arbeitsunfähigkeit zugezogen hat. Entscheidend wird die Ursache der Arbeitsunfähigkeit aber für die Frage eines Verschuldens des Arbeitnehmers: Denn hat der Arbeitnehmer durch sein Verhalten vorsätzlich oder fahrlässig den Unfall verursacht, entfällt sein Anspruch auf die Lohnfortzahlung. Insbesondere bei Sportunfällen in der Freizeit wird immer wieder darüber gestritten, ob der Arbeitnehmer nicht an dem Unfall „selbst schuld“ ist.
- Datum des Aufnahmetags
- voraussichtliche Dauer der Krankenhaus-Behandlung
WISSENSWERTES
Fakten zur eAU
Der Abruf der Daten erfolgt in der Regel über eine Lohnabrechnungssoftware. Idealerweise sollte hierfür zusätzlich auch eine Zeiterfassungssoftware verwendet werden, welche die Daten direkt von den Krankenkassen automatisch abholt.
Die Zeiterfassungssoftware muss dabei sicher stellen, dass die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Bedingung „kein Abruf bei der Krankenkasse ohne eine vorherige Meldung des Arbeitnehmers, dass er krankgeschrieben wurde“ erfüllt wird. Hierbei ist zu beachten, dass für den Abruf jeweils eine eigene Betriebsnummer für die Lohnabrechnungssoftware und die Zeiterfassungssoftware verwendet werden sollte, damit sich Zeiterfassung und Lohnabrechnung beim Abruf der eAU-Daten nicht in die Quere kommen.
Was Sie dafür wissen müssen, wir auf dieser Webseite ausführlich erklärt.
dakota.ag ist eine Software für Windows-Computer, die sozialversicherungsrelevante Informationen zwischen dem Arbeitgeber und den gesetzlichen Krankenkassen über das Internet verschlüsselt überträgt.
Wir nutzen dakota.ag in unserer Zeiterfassungs-Software „Zeiterfassung.App“ für die elektronische AU (digitale Krankmeldung). Hierbei werden die vom Mitarbeiter oder Personalbüro in der Zeiterfassung eingetragenen Krankmeldungen online mit der Krankenkasse ausgetauscht – Mitarbeiter melden sich krank, die Zeiterfassung informiert die Krankenkasse und erhält Details zur Krankmeldung zurück, die in der Zeiterfassungssoftware hinterlegt werden.
Die Auflagen der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder, Daten mit personenbezogenem Inhalt auf dem Transportweg zu sichern, werden durch den Einsatz von dakota.ag die Anwendung eines Sicherheitskonzeptes der gesetzlichen Krankenkassen erfüllt.
Zeiterfassung mit elektronischer AU
Krankmeldung via App
Mitarbeiter können sich über eine App für Smartphone, Tablet krank melden
Krankmeldung via Outlook
Termineinladung an eine interne Zeiterfassungs-EMail-Adresse senden
Zeiterfassung via App
Arbeitszeiten und Projektzeiten über bequem per Software buchen
Zeiterfassung via Terminal
Arbeitszeiten und Projektzeiten über Zeiterfassungsterminals buchen
Krankmeldungen Ihrer Mitarbeiter mit gesetzlichen Krankenkassen austauschen
Was Sie benötigen, um mit dakota.ag Kranktage online mit den Krankenkassen auszutauschen zu können:
Die elektronische AU ist nur eine von vielen Sozialversicherungs-Meldungen, die dakota.ag zwischen Arbeitgeber und den Annahmestellen der gesetzlichen Krankenkassen austauscht. Viele Lohnprogramme verwenden daher dakota.ag zum Austausch von Daten und um das Thema Lohnabrechnung.
Wenn Sie oder Ihr Lohnabrechnungsdienstleister bereits dakota.ag einsetzen, sollten Sie für den Einsatz der Zeiterfassungs-Software eine gesonderte Absendernummer für Ihre Betriebsnummer beantragen.
Dadurch wird die Kommunikation für die eAU getrennt von anderen Sozialversicherungs-Meldungen realisiert und es treten keine Probleme auf.
Laden Sie dakota.ag „Zeiterfassung.App Edition“ kostenlos von unserer Webseite herunter und führen Sie das Installationsprogramm aus:
The point of using dummy text for your paragraph is that it has a more-or-less normal distribution of letters. making it look like readable English.
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Laden Sie dakota.ag „Zeiterfassung.App Edition“ kostenlos von unserer Webseite herunter und führen Sie das Installationsprogramm aus:
Beim ersten Start der Software erscheint das Formular, mit dem Sie Ihr persönliches dakota-Zertifikat beantragen können.
Geben Sie bei Nummer Ihre Betriebsnummer an, die Sie von der Bundesagentur für Arbeit erhalten. In den unteren Feldern geben Sie die für die eAU verantwortliche Person im Unternehmen an. Deren Personalausweis / Führerschein / Reisepass wird in den nächsten Schritten eingescannt und an die ITSG übermittelt.
Nach dem Ausfüllen senden Sie den Zertifizierungsantrag über die dakota.ag-Software an die ITSG. Damit ist der erste Schritt getan – warten Sie nun auf eine Bestätigungs-E-Mail.
Die Bestätigungs-E-Mail enthält:
- einen Link, mit dem Sie den Bearbeitungsstatus Ihres Antrags jederzeit online abfragen können
- Ihre Auftragsnummer (beginnt mit OE) – diese verwenden Sie in den nächsten Schritten in der Korrespondenz mit der ITSG
Über die Online-Statusverfolgung können Sie jederzeit den Bearbeitungsstatus Ihres Antrags verfolgen. Die Bearbeitung erfolgt in der Regel innerhalb von 2-3 Werktagen. Beim Jahreswechsel kann es 3-4 Werktage dauern.
Im nächsten Schritt müssen die Unterlagen erzeugt werden, die zu dem Antrag bei der ITSG einzureichen sind. Hierzu drucken Sie aus der dakota-Anwendung heraus 2 DIN-A4-Blätter.
Prüfen Sie die Angaben. Auf der ersten Seite kreuzen Sie bitte „Zertifizierungsantwort an diese E-Mail-Adresse“ an. Damit bekommen Sie schneller die Antwort als auf dem Postweg.
Auf der zweiten Seite geben Sie Ort und Datum an und unterschreiben den Antrag. Scannen Sie den Antrag dann ein, den er wird in den nächsten Schritten per E-Mail versendet.
Besorgen Sie sich das Anschreiben der Bundesagentur für Arbeit, in der Ihre Betriebsnummer zugeteilt wurde. Sollten Sie das Schreiben nicht zur Hand haben, fragen Sie Ihren Steuerberater oder wenden Sie sich direkt an die Bundesagentur für Arbeit.
Scannen Sie den Personalausweis, Reisepass oder Führerschein der Person ein, die Sie als Ansprechpartner ganz am Anfang beim Beantragen des Zertifikats angegeben haben.
Wenn Sie alle Unterlagen zusammengestellt haben, senden Sie eine E-Mail an trustcenter@itsg.de und geben im Betreff die Bearbeitungsnummer (beginnt mit OE) an.
Fügen Sie die folgenden gescannten Dokumente der E-Mail bei:
- beide Seiten des unterschriebenen Antrags
- Ausweisunterlagen der angegebenen Person
- Betriebsnummern-Zuteilung der Bundesagentur für Arbeit
Wenige Arbeitstage später erhalten Sie eine Bestätigung der ITSG, dass der Antrag intern weitergeleitet wurde. Dies ist genau richtig so und informiert Sie lediglich über den Bearbeitungsstand.
Wenn die Unterlagen bei der zuständigen Stelle innerhalb der ITSG bearbeitet wurden, zeigt der Online-Status alles grün – dann dauert es nur 1-2 Werktage, bis Sie eine E-Mail mit der Bestätigung erhalten, dass Ihr Zertifikat bereit gestellt wurde.
Trift die E-Mail des Trust-Centers ein, die Sie über die Bereitstellung des Zertifikats informiert, können Sie die dakota-Software starten, um das Zertifikat bequem über die Software zu importieren.
Beim Starten von dakota bestätigen Sie nun die Frage mit „Ja“, da Sie durch die vom Trustcenter erhaltene E-Mail wissen, dass eine Zertifikatsantwort vorliegt.
Wenn alles reibungslos abgelaufen ist, bestätigt dakota.ag das erfolgreiche Abohlen der Zertifizierungsantwort.
Sie erhalten eine weitere Bestätigungsmeldung in der Software.
Es wurden die Stammdaten in der Software aktualisiert.
Nun können Sie ein Sicherungsverzeichnis angeben, in dem die Zertifikatsdatei gesichert wird. Am besten Sie verwenden hier ein externes Speichermedium oder einen sicheren Pfad auf Ihrem Server, damit das Zertifikat jederzeit wiederhergestellt werden kann.
Mit der Bestätigung der Sicherung ist die Einrichtung von dakota.ag abgeschlossen und Sie können ab jetzt über Zeiterfassung.App die Krankmeldungen zwischen Krankenkasse und Zeiterfassungssoftware automatisch austauschen.
Die Steuerung der Übertragung erfolgt hierbei automatisch im Hintergrund durch die Zeiterfassungssoftware.
Nach 3 Jahren läuft das Zertifikat ab – vor Ablauf des Zertifikats muss ein elektronischen Folgeantrag abgesendet werden. Voraussetzung: Betriebsnummer ändert sich nicht, und der Ansprechpartner ist noch der gleiche. Der Folgeantrag wird dann automatisch ohne Unterlagen. Man erhält dann per Mail die Dateien, die man auf dem Dakota-Rechner installiert.
Zeiterfassung systemgeprüft für eAU
Zeiterfassung.App – systemgeprüft gemäß Vorgaben des Gesetzgebers
Damit eine Zeiterfassungs-Software Daten zwischen Arbeitgeber und Krankenkasse im eAU-Verfahren austauschen kann, ist eine offizielle Prüfung und Zertifizierung durch die ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung) erforderlich.
Software-Hersteller durchlaufen hierbei ein aufwendiges Prüfverfahren gemäß eines Pflichtenhefts
Kriterium 1:
Voraussetzung für die Abfrage und Annahme von Daten des Verfahrens „Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten im Rahmen des Datenaustausches (eAU)“ ist, dass die für dieses Verfahren bestehenden Anforderungen umgesetzt sind.
Dabei sind insbesondere die Anforderungen folgender Dokumente/Vorgaben zu berücksichtigen:
- Gemeinsame Grundsätze „Systemuntersuchung“ nach § 22 DEÜV
- Grundsätze für die Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten im Rahmen des Datenaustausches (eAU – § 109 Abs. 1 SGB IV i.V.m. § 125 Abs. 5 SGB IV)
- Verfahrensbeschreibung für die Erstattung der Meldung im Rahmen des Datenaustausches elektronische Arbeitsunfähigkeit (eAU) nach § 10 9 SGB IV i.V.m. § 125 SGB IV
- Gemeinsames Rundschreiben „Meldeverfahren zur Sozialversicherung“ hinsichtlich der formellen Prüfung der Inhalte der Eingabefelder
- weitere Rundschreiben sowie die Besprechungsergebnisse der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung
- die Anforderungen der jeweils aktuellen Kernprüfung sind umgesetzt
- die im Pflichtenheft zum Verfahren beschriebenen Kriterien sind umgesetzt
- die Ergebnisse der Testaufgaben sind fehlerfrei
- Gemeinsame Grundsätze für die Kommunikationsdaten nach § 28b Absatz 1 Satz 1 Nr. 4 SGB IV
- Gemeinsame Grundsätze Technik für die elektronische Datenübermittlung gemäß § 95 SGB IV
Kriterium 2:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass eine Abfrage von eAU-Daten nur erfolgt, wenn zuvor die folgenden „Stammdaten“ für den Abruf mit einem
systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm abgeglichen und ggf. übernommen wurden:
- Vorname der versicherten Person
- Name der versicherten Person
- Vorsatzwort des Namens
- Namenszusatz des Namens
- Namenstitel
- Versicherungsnummer der versicherten Person
- Geburtsname der versicherten Person
- Geburtsdatum der versicherten Person
- Geburtsort der versicherten Person
- Geschlecht der versicherten Person
- Staatsangehörigkeit der versicherten Person
- Eintrittsdatum und Austrittsdatum der versicherten Person
- Krankenkasse zum Tag des Eintrags in „AU_ab_AG“
Kriterium 1:
Für den Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung durch den Arbeitgeber ist der Nachrichtentyp Anforderung_eAU_AG mit dem zugehörigen Header und Steuerungsdaten AGTOSV zu verwenden.
Kriterium 2:
Die Einhaltung der Vorgaben der Schemaprüfung ist maschinell sicherzustellen.
Kriterium 3:
Es ist sichergestellt, dass die Rückmeldungen der Krankenkassen mit dem Nachrichtentyp Rückmeldung_eAU_KK für die Rückmeldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten durch die Krankenkassen automatisiert angenommen und dem Anwender angezeigt werden.
Kriterium 4:
In den Abfragen des Arbeitgebers wird die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes als „Betriebsnummer des Verursachers“ (Betriebsnummer_Verursacher) verwendet.
Kriterium 5:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass eine mit der Rückmeldung der Krankenkasse zu den Arbeitsunfähigkeitszeiten elektronisch übermittelte Versicherungsnummer automatisiert übernommen wird.
Kriterium 1:
Es besteht die Möglichkeit, die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes (BBNR_Verursacher) des Arbeitgebers zu hinterlegen.
Kriterium 2:
Die Betriebsnummer wird im Modulo-10-Verfahren auf Plausibilität geprüft. Sie umfasst 8 Ziffern. Die ersten 3 Stellen müssen 001-099 oder
größer 110 sein. Bei falscher Prüfziffer wird die Eingabe der Betriebsnummer abgewiesen und ein Fehlerhinweis ausgegeben.
Kriterium 3:
Die Arbeitgeberbetriebsnummer darf grundsätzlich nicht identisch sein mit der Krankenkassen-Betriebsnummer bzw. der Betriebsnummer der
Datenannahmestelle. Ausnahmen können dann gelten, wenn der Anwender eine Krankenkasse oder eine Datenannahmestelle ist und für ihre Funktion
als Krankenkasse bzw. Datenannahmestelle keine von der Arbeitgeberbetriebsnummer abweichende Betriebsnummer besteht.
Kriterium 4:
Es besteht die Möglichkeit, die Betriebsnummer der Abrechnungsstelle z.B. Steuerberater (BBNR_Abrechnungsstelle) zu hinterlegen.
Kriterium 5:
Es besteht die Möglichkeit, die für den Datensatz in der Datenfeldgruppe „Ansprechpartner“ erforderlichen Elemente zu hinterlegen.
Kriterium 6:
Es besteht die Möglichkeit, den Tag vorzugeben, ab dem die Beschäftigten bei Arbeitsunfähigkeit betriebsüblich diese ärztlich feststellen und bescheinigen zu lassen haben. Der Defaultwert = 4 (gesetzliche Frist laut EFZG).
Kriterium 1:
Es besteht die Möglichkeit, ein betriebliches Ordnungskriterium (z. B. Personalnummer) des jeweiligen Arbeitnehmers zu hinterlegen.
Kriterium 2:
Es sind Felder für das Eintritts- und Austrittsdaten vorhanden.
Kriterium 3:
Es sind getrennte Felder für die Elemente der Datenfeldgruppe Steuerungsdatenfeldgruppe „Angaben zum Arbeitnehmer“ vorzuhalten.
Kriterium 4:
Es besteht die Möglichkeit, ein Geburtsdatum zu hinterlegen.
Kriterium 5:
Es besteht die Möglichkeit, das Geschlecht zu hinterlegen.
Kriterium 6:
Es besteht die Möglichkeit, eine Versicherungsnummer zu hinterlegen.
Kriterium 7:
Die Versicherungsnummer wird im Dialog auf eine zulässige Prüfziffer (Modulo-10) geprüft; eine unzulässige Prüfziffer verhindert die
Übernahme der Versicherungsnummer in den Personalstamm.
Kriterium 8:
Die Versicherungsnummer wird im Dialog auf zulässige Bereichsnummern geprüft; eine unzulässige Bereichsnummer verhindert die Übernahme der Versicherungsnummer in den Personalstamm.
Kriterium 9:
Das Geburtsdatum wird mit den Angaben aus der Versicherungsnummer abgeglichen und bei Unstimmigkeiten ein Hinweis ausgegeben.
Kriterium 10:
Es besteht die Möglichkeit, einen Geburtsnamen und Geburtsort zu hinterlegen.
Hinweis: Die Angabe ist nur zwingend bei nicht vorhandenen Versicherungsnummer.
Kriterium 11:
Es besteht die Möglichkeit, ein Kennzeichen zu setzen, dass ein Datensatz DSVV (Versicherungsnummernabfrage) mit „Kennzeichen Rückmeldung“ gleich „1“ oder „3“ und einem „DATUM-ERSTELLUNG“ größer/gleich dem Datum im Feld „AU-ab-AG“ beim Arbeitgeber vorliegt.
Kriterium 12:
Es besteht die Möglichkeit, die Art der Krankenversicherung (gesetzlich oder anderweitig) des jeweiligen Arbeitnehmers zu hinterlegen.
Kriterium 13:
Das Auswahlfeld zur Art der Krankenversicherung darf nicht vorbelegt sein.
Kriterium 14:
Die Art der Krankenversicherung darf systemseitig befüllt werden, wenn es aus einem Entgeltabrechnungsprogramm per Schnittstelle übertragen wird.
Kriterium 15:
Bei der Art der Krankenversicherung „gesetzlich krankenversichert“ ist zwingend die gesetzliche Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist, zu hinterlegen.
Hinweis: Die Liste der gültigen gesetzlichen Krankenkasse kann der Beitragssatzdatei der ITSG GmbH entnommen werden.
Kriterium 16:
Es besteht die Möglichkeit, den Tag vorzugeben, ab dem die beschäftigte Personen individuell arbeitsrechtlich bei Arbeitsunfähigkeit diese ärztlich feststellen und bescheinigen zu lassen hat. Dieser Eintrag übersteuert für diese Person die grundsätzliche Vorgabe im Firmenstamm.
Kriterium 1:
Die Felder für Eintritts- und Austrittsdaten sind historisiert zu führen.
Kriterium 2:
Die Art des Krankenversicherungsschutzes ist historisiert zu führen.
Kriterium 3:
Die Angabe der gesetzlichen Krankenkasse ist historisiert zu führen.
Kriterium 1:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass ein Abruf von eAU-Daten ausschließlich für gesetzlich Krankenversicherte und nur bei Vorliegen einer
- Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit Vertragsarzt / Vertragszahnarzt (§ 295 Abs. 1 Satz 1 SGB V)
- Arbeitsunfähigkeit wegen Arbeitsunfall und Berufskrankheiten (§ 201 Abs. 2 SGB VII)
- Arbeitsunfähigkeit bei stationärer Krankenhausbehandlung Krankenkasse (§ 301 Abs. 1 Satz 1 SGB V)
ausgelöst werden kann.
Bei Vorgabe eines anderen Abwesenheits-/Fehlgrundes durch den Anwender ist aufgrund fehlender gesetzlicher Grundlage ein Abruf
nicht zulässig.
Kriterium 2:
Die für den Abruf erforderlichen Daten…
- personenbezogenen Daten
- zuständige Krankenkasse
- erforderlichen Kommunikationsdaten
- Ordnungskriterien
… sind maschinell zu prüfen auf:
- Zulässigkeit
- Vollständigkeit
- Richtigkeit
Die als fehlerhaft erkannten Daten sind zu protokollieren.
Kriterium 3:
Ohne eine Kennzeichnung „Meldung der Arbeitsunfähigkeit durch den Arbeitnehmer nach § 5 Abs. 1 EntgFG erfolgt“ darf für das hinterlegte Beginn-Datum keine eAU angefordert werden.
Kriterium 4:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass eine Abfrage der eAU-Daten frühestens einen Tag nach dem im Firmen- bzw. Personalstamm hinterlegten Zeitraum für die Nachweispflicht ausgelöst werden kann.
Kriterium 5:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass eine erneute Anforderung für den gleichen Arbeitsunfähigkeitszeitraum (Inhalt im Feld „AU-ab-AG“ entspricht dem Inhalt im Feld „AU_ab_AG“ einer vorherigen Abfrage) frühestens 14 Kalendertage nach dem Erstelldatum der Rückmeldung der Krankenkasse mit Kennzeichen „4“ erfolgen darf.
Kriterium 6:
Sollte keine Rückmeldung der Krankenkasse vorliegen, ist systemseitig sichergestellt, dass eine erneute Anforderung für den gleichen Arbeitsunfähigkeitszeitraum (Inhalt im Feld „AU_ab_AG“ entspricht dem Inhalt im Feld „AU_ab_AG“ einer vorherigen Abfrage) frühestens 5 Tage nach dem erstmaligen Abruf erfolgt.
Kriterium 7:
Es ist sichergestellt, dass eine „Anforderung_eAU_AG“ storniert werden kann.
Kriterium 8:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass bei einer Stornierung die Datensatz-ID der zu stornierenden Meldung im Feld „DATENSATZ_ID_URSPRUNGSMELDUNG“ (DSID_UR) der Stornierungsmeldung eingetragen wird.
Kriterium 9:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass eine Stornierung einer Abfrage von eAU-Daten nur erfolgen darf, solange noch keine Rückmeldung der Krankenkasse zu dieser Abfrage vorliegt.
Kriterium 1:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass Abfragen des Arbeitgebers im DTA eAU über die für die Krankenkasse zuständige Datenannahme und
-weiterleitungsstelle an die Krankenkasse gerichtet werden. Die Zuständigkeit der jeweiligen Datenannahme und -weiterleitungsstelle ist der Beitragssatzdatei der ITSG GmbH zu entnehmen.
Kriterium 2:
Das betriebliche Ordnungskriterium des Arbeitnehmers kann systemseitig im Datensatz „Anforderung_eAU_AG“ in das Element „Aktenzeichen_Verursacher“ übernommen werden.
Kriterium 3:
Das Datumsfeld „AU_ab_AG“ ist bei einer Ersterkrankung systemseitig mit dem Beginn der jeweiligen Arbeitsunfähigkeit zu befüllen.
Kriterium 4:
Bei einer fortdauernden Arbeitsunfähigkeit im Anschluss an das Ende einer Krankmeldung (AU-Folgebescheinigung) ist das Datumfeld
„AU_ab_AG“ mit dem ersten Tag nach dem Ende der bisher vorliegenden bescheinigten Arbeitsunfähigkeit maschinell vorzugeben.
Kriterium 5:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass das Element „Betriebsnummer_Verursacher“ systemseitig mit der aktuellen Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes des Beschäftigten gefüllt wird.
Kriterium 6:
Eine Abfrage der eAU-Daten ohne Versicherungsnummer ist nur zulässig, wenn der Anwender das Kennzeichen gesetzt hat, dass Datensatz DSVV (Versicherungsnummernabfrage) mit „Kennzeichen Rückmeldung“ gleich „1“ oder „3“ und einem „DATUM-ERSTELLUNG“ größer/gleich dem Datum im Feld „AU_ab_AG“ beim Arbeitgeber vorliegt.
Kriterium 7:
Bei fehlender Versicherungsnummer sind zusätzlich zu den üblichen Personendaten der Geburtsname und der Geburtsort der beschäftigten Person zu übermitteln.
Kriterium 8:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass bei einer Stornierung die Datensatz-ID der zu stornierenden Meldung im Feld „DATENSATZ-IDURSPRUNGSMELDUNG DSID_UR“ (DSID_UR) der Stornierungsmeldung eingetragen wird.
Kriterium 9:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass nur Zeiten ab 01.10.2021 abgerufen werden dürfen.
Kriterium 10:
Es ist maschinell sichergestellt, dass die Inhalte des jeweiligen Datensatzes „Anforderung_eAU_AG“ elektronisch dokumentiert werden.
Kriterium 1:
xxxxx
Kriterium 2:
xxxxxx
Kriterium 3:
xxxxxx
Kriterium 4:
xxxxx
Kriterium 5:
xxxxx
Kriterium 6:
xxxxxx
Kriterium 7:
xxxxxx
Kriterium 8:
xxxxx
Kriterium 9:
xxxxxx
Kriterium 1:
Es ist maschinell sichergestellt, dass nur fehlerfrei aufgebaute Datensätze und Dateien erstellt werden.
Die Einhaltung der Vorgaben der entsprechenden Schemaprüfung hat spätestens vor der Datenübermittlung zu erfolgen.
Kriterium 2:
Eine ausschließliche „Feldprüfung“ bei der Erfassung ersetzt nicht die Datenprüfung vor der Datenerstellung- bzw. übermittlung.
Kriterium 3:
Es ist programmseitig sichergestellt, dass eine von einer Datenannahmestelle als fehlerhaft abgewiesene Meldung dazu führt, dass die Ursprungsmeldung entsprechend gekennzeichnet wird.
Die daraus resultierende Stammdatenänderung darf neben der „Neumeldung“ nicht zu einer Stornierung der Ursprungsmeldung führen.
Kriterium 4:
Es ist maschinell sichergestellt, dass bei Fehlerabweisung wegen Verwendung einer still- oder totgelegten Versicherungsnummer die
bisher im System hinterlegte Versicherungsnummer nicht mehr verwendet werden kann.
Der Anwender ist in geeigneter Weise auf die Eingabe einer neuen Versicherungsnummer hinzuweisen.
Die neu erfasste Versicherungsnummer ist in allen künftigen Meldungen zu verwenden.
Kriterium 1:
Jede übermittelte Datei ist mit einer laufenden Dateifolgenummer zu versehen.
Kriterium 2:
Die Dateifolgenummer wird automatisch verwaltet, kann jedoch durch den Anwender editiert werden.
Kriterium 3:
Die Dateifolgenummernvergabe muss in der Kombination Verfahren/Absender/Empfänger erfolgen.
Dies bedeutet, dass beim Wechsel der Betriebsnummer des Absenders die Dateifolgenummer wieder mit 000001 beginnen muss. Von einem
Wechsel des Empfängers ist immer dann auszugehen, wenn die Betriebsnummer der zuständigen Annahmestelle einer Krankenkasse
geändert wurde (vgl. Beitragssatzdatei).
Diese Sachverhalte müssen maschinell sichergestellt werden.
Kriterium 1:
Der Datensatz Anforderung_eAU_AG ist an die Krankenkasse zu richten, die zum Zeitpunkt des Datums zuständig ist, das im Element „AU_ab_AG“ angegebenen ist.
Kriterium 2:
Im Nachrichtentyp „Anforderung_eAU_AG“ ist als Empfänger (Steuerungsdaten – x s:element name=Empfaengernummer“) die
- Betriebsnummer der Krankenkasse, bei der die beschäftigte
Person versichert ist, anzugeben.
Kriterium 3:
Das Zeitwirtschaftssystem stellt die Dateien in einem für das jeweilige DFÜ-Programm erforderlichen Verzeichnis zur Verfügung.
Die Übertragungssoftware entspricht den technischen Anforderungen der GKV (siehe www.itsg.de).
Kriterium 4:
Es sind geeignete Maßnahmen zur Sicherstellung von Datenschutz und Datensicherheit vorgesehen.
Kriterium 5:
Bei der Datenübertragung ist maschinell sicherzustellen, dass für jede Datenannahmestelle eine separate Datei erstellt und an die zuständige
Annahmestelle übermittelt wird.
Kriterium 6:
Die Betriebsnummer im Auftragssatz darf nicht von der Betriebsnummer des Erstellers in den Nutzdaten (Header AGTOSV) abweichen.
Kriterium 7:
Bei Verwendung eines eigenen Verschlüsselungsprogramms wird empfohlen, dass Dateien aus dem Zeitwirtschaftssystem für den elektronischen Datenaustausch manuell neu verschlüsselt und versendet werden können
Kriterium 8:
Die Vorgaben der Gemeinsame Grundsätze Technik für die elektronische Datenübermittlung gemäß § 95 SGB IV werden beachtet.
Kriterium 1:
Der Datenaustausch mit den Krankenkassen (über die Datenannahmestellen) erfolgt unter Nutzung des GKVKommunikationsservers.
Das gilt sowohl für den Meldeweg vom Arbeitgeber zur Krankenkasse als auch für den (Rück-) Meldeweg von der Krankenkasse zum Arbeitgeber.
Kriterium 2:
Die Informationen über die Migration der einzelnen Fachverfahren auf den Kommunikationsserver finden Sie unter
https://gkv-ag.de/datenaustausch/gkv-kommunikationsserver/
Kriterium 1:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass auf eine Anforderung desArbeitgebers, eine oder mehrere „Rückmeldung_eAU_KK“-Datensätze, die durch die Krankenkasse übermittelt werden, angenommen, verarbeitet und unveränderbar gespeichert werden können.
Kriterium 2:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass die Daten der Rückmeldung der Krankenkasse dem Anwender in geeigneter Weise dargestellt werden.
Kriterium 3:
Es ist ein entsprechender Hinweis an den Anwender zu geben, wenn die Krankenkasse zurückmeldet, dass sie nicht zuständig ist (Rückmeldung
1 = Unzuständige Krankenkasse im Element Kennzeichen_aktuelle_Arbeitsunfaehigkeit).
Kriterium 4:
Das von der Krankenkasse elektronisch mitgeteilte Beginn- und EndeDatum der jeweiligen Arbeitsunfähigkeit ist automatisiert in die
Anwendung zu übernehmen.
Kriterium 5:
Die von der Krankenkasse gelieferten Arbeitsunfähigkeitszeiten können zur Erstellung einer entsprechenden Fehlzeit verwendet werden.
Kriterium 5:
Im Falle der Stornierung einer „Rückmeldung_eAU_KK“ durch die Krankenkasse sind die ursprünglich gelieferten Daten maschinell zu
löschen / als ungültig (nicht mehr gültig) darzustellen.
Kriterium 1:
Es besteht die Möglichkeit, eine Testbetriebsnummer für systemuntersuchte Zeitwirtschaftssysteme über ein Formular im geschützten Bereich der Internetseite www.gkv-ag.de zu beantragen.
Kriterium 2:
Änderungen bei Stammdaten von Herstellern systemuntersuchter Programme sind per Email an „systemuntersuchung@itsg.de“ anzuzeigen.
Dabei ist zu beachten, dass die Benutzerkonten von Webportalen in eigener Regie verwaltet bzw. angepasst werden müssen.
Kriterium 3:
Änderungen im Emailverteiler der ITSG GmbH sind per Mail an „systemuntersuchung@itsg.de“ zu richten.
Kriterium 1:
Ein Anwenderhandbuch wird in schriftlicher Form und/oder als elektronischer Hilfetext geliefert.
Kriterium 2:
Verfahren, Inhalt und Umfang der Meldeerstellung sind dokumentiert.
Kriterium 3:
Das Anwenderhandbuch beinhaltet Verarbeitungsregelungen einschl. Kontrollen und Abstimmverfahren, Fehlerbehandlung, Sicherung der ordnungsgemäßen Programmanwendung, Organisation der manuellen Vor- und Nachbereitung.
Kriterium 1:
Die Teilnahme am Testverfahren „eVpT“ (elektronische Verarbeitung permanenter Testaufgaben) ist verpflichtend.
Die Ergebnisse der verarbeiteten Testfälle sind rechtzeitig von den Software-Entwicklern elektronisch an das „eVpT“ zu übermitteln.
Kriterium 2:
Informationen und Zugangsmaterialien stehen unter folgendem Link bereit:
https://gkv-ag.de/publikationen/evpt/
Kriterium 1:
Änderungen im Pflichtenheft mit Umsetzungsverpflichtung (Doppelparagraphen- oder Einfachparagraphenzeichen) müssen
programmtechnisch innerhalb von 3 Monaten nach Veröffentlichung der neuen Version des Pflichtenheftes umgesetzt sein.
Kriterium 1:
Die Programmpflege wird durch Versionsangaben dokumentiert. Änderungen des Verfahrens sind in der Dokumentation so zu vermerken,
dass die zeitliche Abgrenzung einzelner Verfahrensversionen ersichtlich ist.
Kriterium 2:
Der Software-Ersteller teilt der ITSG unverzüglich mit, wenn das Programm mit Auswirkung auf die Verarbeitungsergebnisse verändert, nicht mehr eingesetzt, durch andere Produkte ersetzt oder der Rechtsentwicklung programmtechnisch nicht angepasst wird.
Kriterium 3:
Von der ITSG GmbH wird für jedes systemuntersuchte Softwareprodukt eine Prod-/Mod-ID vergeben.
Kriterium 1:
Die Qualitätssicherung setzt sich zusammen aus
• Qualitätskontrolle und
• dem Qualitätsmanagement
Kriterium 2:
Die Qualitätskontrolle systemuntersuchter Programme erfolgt u. a. durch eine Verarbeitung ausgewählter Testfälle beim Software-Ersteller.
Kriterium 3:
Eine Qualitätskontrolle ist insbesondere erforderlich bei
- gesetzlichen Änderungen
- Erweiterung der Programme um zusätzliche Module
- Neuprogrammierung von sozialversicherungsrechtlichen Bestandteilen
- Änderung der Datenbasis
- mangelnder qualitativer Stabilität eines bereits systemuntersuchten Zeiterfassungssystems
Kriterium 4:
Die Ergebnisse werden anlassbezogen von der ITSG bewertet. Der Software-Ersteller wird über den erfolgreichen Abschluss der
Qualitätskontrolle schriftlich informiert und erhält für die geprüfte Programmversion eine neue Mod-ID.
Voraussetzungen für einen positiven Abschluss sind die Umsetzung der mit Doppel- oder Einfachparagraphenzeichen versehenen Kriterien des
Pflichtenheftes sowie die korrekte Verarbeitung der entsprechenden permanenten Testfälle.
Bei einem negativen Ergebnis hat der Software-Ersteller unverzüglich das Zeitwirtschaftssystem zu bereinigen oder seine Anwender darüber
zu informieren, dass mit diesem Programm nach Ablauf von drei Monaten eine Datenübertragung nicht mehr zulässig ist.
Kriterium 5:
Für die Qualitätskontrolle ist sichergestellt, dass die Prüfergebnisse (Verarbeitung von Testfällen/Umsetzung von neuen Kriterien im Pflichtenheft) anhand der aktuellen Programmversion nachvollzogen werden können.
Kriterium 1:
Das Qualitätsmanagement ist Bestandteil der Qualitätssicherung im Rahmen der Systemuntersuchung durch die ITSG.
Kriterium 2:
Der Ersteller von systemuntersuchten Zeitwirtschaftssystemen ist verpflichtet, die im Qualitätsmanagement aufgetretenen Fehler zeitnah zu kommentieren sowie die u. U. notwendigen Programmänderungen vorzunehmen.
Kriterium 1:
Das Qualitätsmanagement ist Bestandteil der Qualitätssicherung im Rahmen der Systemuntersuchung durch die ITSG.
Kriterium 2:
Die Inhalte der Systemberatungen richten sich grundsätzlich nach der jeweiligen aktuellen Fassung des „Pflichtenheftes“.
Kriterium 1:
Die Systemuntersuchung im Sinne von § 20 DEÜV i. V. mit § 95b SGB IV besteht aus der Systemprüfung, den Pilotprüfungen und einer ständigen Qualitätssicherung. Die Einzelheiten zur Durchführung der Systemprüfung regeln die Gemeinsamen Grundsätze nach § 22 DEÜV.
Als Anlass für eine Systemuntersuchung gelten
- die Neuentwicklung eines Zeitwirtschaftssystems,
- die funktionale Erweiterung eines Programmes,
- die Neuausrichtung zur komponentenorientierten Software
- die Änderung der rechtlichen Grundlagen im Beitrags- und Melderecht.
Kriterium 2:
Für den positiven Abschluss der Systemuntersuchung ist Voraussetzung, dass alle Pflicht-Kriterien (Paragraphen, Doppel-Paragraphen) des Grundmoduls im Pflichtenheft für Zeitwirtschaftssysteme erfüllt sind.
Kriterium 1:
Der Software-Ersteller erhält vom GKV-Spitzenverband einen Bescheid über den erfolgreichen Abschluss der Systemuntersuchung. Die ITSG vergibt zusätzlich das GKV-Zertifikat „systemuntersucht“.
Kriterium 2:
Über den erfolgreichen Abschluss der Qualitätskontrolle erhält der Software-Ersteller von der ITSG eine Prüfmitteilung sowie für die geprüfte Programmversion eine Mod-ID.
Kriterium 3:
Die Mod-ID ist an die Programmversion gebunden. Eine neue Programmversion muss daher der ITSG unverzüglich angezeigt werden.
Diese vergibt daraufhin eine neue Mod-ID. Über diesen Link kann die neue Programmversion der ITSG angezeigt werden:
https://gkv-ag.de/formulare/formular-unterjaehrige-versionserhoehung/
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